第一章 总则

   

 第一条 学校党政公文（以下简称“公文”）是学校党委、行政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻上级的方针政策，开展公务活动和党建、人才培养、科学研究等工作的重要工具。为进一步推进党政公文处理工作科学化、规范化、制度化，提高党政公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

 第二条 公文处理是指党政公文拟制、办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

 第三条 学校党政办公室是学校党政公文处理的管理机构，负责学校党委、行政收发的各类公文处理，指导和监督全校各单位的公文处理工作。各单位应指定专人负责公文处理工作。

 第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

 

第二章 公文种类

   

 第五条 学校公文种类主要有：

 （一）决议。适用于会议讨论通过的重要决策事项。

 （二）决定。适用于对重要事项作出决策和安排、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

 （三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

 （四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

 （五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

 （六）通知。适用于发布规章制度、措施和办法，转发上级机关、同级和不相隶属机关的公文，传达要求学校各有关单位办理和需要周知或者执行的事项，任免人员。

 （七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

 （八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

 （九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

 （十）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

 （十一）函。适用于不相隶属的业务部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

 （十二）纪要。适用于记载、传达学校党委会议、校长办公会议、党政联席会议等重要会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

    

第六条 学校各类公文格式参照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704-2012）执行。

 第七条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、公开属性、附注、附件、抄送单位、印发部门、印发日期、页码等部分组成。

（一）秘密公文应根据需要在首页左上角标明密级和保密期限。密级分“机密”和“秘密”。

（二）紧急公文应当根据紧急程度在首页左上角分别标明“特急”或“加急”。

（三）学校公文的发文单位标志由学校党政办公室根据有关规定统一印制。

（四）发文字号原则上以主办单位编写。包括学校代字、主办单位代字、年份、发文顺序号。联合行文，只标明主办单位代发文字号。年份使用四位年代号，用六角括号“〔〕”括起来，“年”字应省略。

（五）上行文均应标注签发人姓名。

（六）学校公文的标题由学校名称、公文主要内容、公文种类三部分组成。公文标题中除规章制度、转发通知等名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文首页必须显示正文，正文应观点明确、简明扼要、层次分明、准确通顺，正文内容应与公文种类相符。

（九）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，附件说明不加书名号。

（十）成文日期以签发人签发的日期为准。

（十一）公文要加盖学校印章，印章应与发文单位一致。

（十二）公开属性分为主动公开、依申请公开、不予公开三类。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）印发单位和印发日期为“中共伊春职业学院委员会办公室或伊春职业学院办公室”和“×年×月×日印或印发”。

（十五）页码即公文页数顺序号。

 第八条 公文用纸采用国际标准A4 型（210mm×297mm），左上侧装订。张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。

 

第四章 行文规则

 

第九条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。学校内设机构除党政办公室外不得对外正式行文。党政办公室根据授权，可以“伊职办”文件的形式向校内相关部门、单位发布指令性公文或提出指令性要求。

（一）学校党委组织部、党委宣传统战部、党政办公室、学工部根据授权可以自己的名义向各二级党组织或各单位行文。

（二）中共伊春职业学院纪律检查委员会按照工作职责可以自己的名义向各二级党组织或各单位行文。伊春职业学院工会委员会和共青团伊春职业学院委员会根据各自所属群团组织有关规定行文。

 第十一条 请示和报告应当遵循以下规则：

（一）学校各单位不得以本单位名义越级向学校主管部门行文。

（二）“请示”应当一事一文，原则上只写一个主送单位，不得多头主送，如需同时送多个单位，应当用抄送形式。

（三）除领导直接交办的事项外，“请示”一般不直接主送领导个人。

（四）不得在“报告”中夹带请示事项。

 第十二条 根据行文内容，由学校党政办公室确定使用“中共伊春职业学院委员会文件”、“伊春职业学院文件”、“中共伊春职业学院委员会”函、“伊春职业学院”函、“中共伊春职业学院委员会会议纪要”、“伊春职业学院校长办公会会议纪要”等。

 

第五章 发文办理

 

第十三条 发文办理的主要程序包括：起草、审核、签发、印制、核发等。

 第十四条 公文起草。全校性重要公文应由事项责任部门起草。凡属于各部门、单位职责权限内的事务，由所在部门、单位自行拟制。公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位意见，力求达成一致。公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图并同现行有关公文相衔接；从实际出发，所提政策措施和办法切实可行。

（二）文种正确，格式规范，人名、地名、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号；结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（十）各单位应加强对公文起草工作的重视，不断提高公文起草水平。各单位负责人应当熟悉公文起草各项要求，主动参与重要公文起草，并认真审稿把关，一般情况下各单位应至少提前3 个工作日，将拟发公文提交至学校党政办公室。

 第十五条 各拟文单位要认真填写公文拟制单，由单位主要负责人审核并签署意见后，提交学校党政办公室审核。重要公文的拟制应先请示分管校领导后再行文。向校外单位发送的请示或请求协助的函件等行文，应在文末注明联系人姓名和电话。

第十六条 公文的内容涉及到一个以上部门的，以主办单位为主撰文，相关部门会签。会签意见应当明确具体。

第十七条 审核。学校公文文稿签发前，应当由学校党政办公室进行审核。公文审核的注意事项：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确，行文是否必要；所提出的措施和办法等是否切实可行；涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（二）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（三）学校党政办公室经审核不宜发文的公文文稿，应退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

 签发。上行文由学校党委书记或校长签发，下行文和平行文按分工负责的原则由分管校领导签发，并于签发前征得学校党委书记或校长同意。

 

第六章 收文办理

   

 第十八条 收文办理的程序主要为签收、登记、初审、拟办、批办、承办、传阅、督办催办、答复等。

（一）校外来文由学校党政办公室签收，并注明签收日期。

（二）学校党政办公室收到校外来文后，填写“公文处理单”、提出拟办意见，由文书负责传送，及时送呈学校领导批示，并按批示意见及时转送有关单位办理。需两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。密件按照保密规定办理。

（三）根据领导批示和工作需要，学校党政办公室将公文转送有关单位阅知或者办理。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延传。

（四）公文办理承办单位和个人应按照领导批示和公文要求认真、及时办理。学校党政办公室将公文及领导批示意见分送承办单位，及时掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办督办。

（五）公文办结后，学校党政办公室应及时对阅批过的公文及公文处理单进行登记，与公文原件一并保存、归档。

 

第七章 公文归档

  

 第十九条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档，移交学校档案馆。其他单位和个人不得保存应当归档的公文。

第二十条 学校各单位要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映工作情况，便于保管和利用。

 

第八章 公文管理

    

第二十一条 学校各单位或个人收到上级部门正式公文，或外出开会等带回正式公文的，须及时转交学校党政办公室统一办理，不得直接签批、传阅，不得擅自留存、丢弃或销毁。

第二十五条 公文的印发传达范围应当按照发文部门的要求执行。需要变更的，应当经发文部门批准。

 第二十六条 涉密公文由学校党政办公室统一管理，学校设立保密工作间，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。涉密公文不得复制或手机拍照微信传输。

第二十七条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销，个人不得私自销毁、留存涉密公文，涉密文件由学校党政办公室负责管理。

第二十八条 工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定及时移交、清退。并按照保密工作规定签订脱密期责任书。

 

第九章 附则

  

 第二十九条 本办法由学校党政办公室负责解释。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

伊春职业学院印信管理规定（暂行）

 

第一章 总则

 

第一条 为提高工作效率，严格管理程序，规范学校印信使用，杜绝滥用印信问题的发生，根据国务院《关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》（国发〔1999〕25号），结合学校实际，特作如下规定。

第二条 本规定所指印章包括学校党委印章、行政印章（含钢印）、校领导名章及签字章；各党总支、直属党支部、职能部门、二级学院、群团组织等经学校批准刻制的机构印章。

第三条 学校党政办公室是校级各类印章的综合管理部门，统筹全校印章刻制、启用、废止、封存等工作。印章保管部门是印章管理、审批的责任部门。

 

第二章 印章刻制、保管

 

第四条 印章应按照公安机关规定，在指定的印章刻制单位刻制。

第五条 各级各类印章原则上只得刻制一枚。名章、签字章、各类业务专用印章等确有需要的，可以刻制多枚。

第六条 根据工作需要，为校领导刻制方形名章一枚；为学校法定代表人刻制签字章数枚。校领导名章、签字章由党政办公室联系刻制。各部门主要负责同志可根据工作需要刻制名章或者签字章，由各单位联系刻制。

第七条 各部门需要刻制印章的，应向学校提出申请，经分管校级领导和所在部门负责人审核同意后，到党政办公室出具刻制印章介绍信，携带相关证明材料，在公安机关定点单位刻制。完成新刻制印章时应向党政办公室交还原印章。

第八条 未按本管理办法规定程序刻制的印章均为无效印章。

第九条 学校党委印章、行政印章（含钢印）、校领导名章、签字章以及其他校级业务专用章由党政办公室保管。其他印章由各归属部门负责保管。

第十条 印章应由专人负责保管，印章保管部门应确保相应场所安全。印章原则上不得携带出保管场所以外使用；如特殊情况需外带使用的，应经保管部门主要负责同志批准，并派至少两名工作人员现场司印。

 

第三章 印章的使用

 

第十一条 印章必须在下列规定的范围内使用：

（一）学校党委、行政印章的使用范围包括：

1.以学校名义签发的公文；

2.以学校名义开具的事业单位法人证书复印件、授权委托书等证明材料；

3.以学校名义颁发的证书、证件材料及其对照的复印、翻译证明件；

4.以学校名义向上级报送或对外联络的文件、材料；

5.其他应加盖学校党委、行政印章的文件、材料等。

（二）校领导名章的使用范围包括：

1.以学校党委名义办理，应由党委书记签署的文件、材料，使用党委书记名章；

2.以学校名义办理，应由校长签署的文件、材料、合同、协议，使用校长名章；

3.以学校名义办理，应由校领导签署的文件、材料、合同、协议，使用分管校领导名章；

4.其他经校领导授权可使用名章的文件及材料。使用校领导名章，须经校领导本人批准后方可用印。

（三）法定代表人签字章原则上只用于学生毕业证书、学位证书制作。使用法定代表人签字章，须经法定代表人批准后方可用印。

（四）学校合同专用章用于以学校名义订立的各类合同、协议。合同、协议确需加盖学校行政印章的，按照本办法第十三条规定申请加盖学校行政印章。学校合同专用章、各类业务合同专用章均属学校印章，与学校行政印章具有同等法律效力。除学校行政印章、学校合同专用章、各类业务合同专用章以外，不得以其他印章对外订立合同、协议。

（五）学校钢印主要用于学校颁发的各类证书、证件的照片压印，不能独立使用。

第十二条 各部门印章主要用于校内工作联系，对外使用仅限于与本部门工作相关的业务性联系。

第十三条 学校印章申请使用时。申请人应按相应程序要求，准确填写用印日期、种类、事由、数量等信息。使用学校印章，应遵循一事一申请、逐级审批的原则，严格执行先审批后用印，谁审批谁负责的要求，具体用印审批程序如下：

（一）一般工作用印程序。由用印申请人提交申请，由所在部门负责人审批，并报分管校领导审批同意后方可用印。其中，分管校领导认为应提交学校主要负责人审批的，或者报送审批材料确需学校主要负责人审批的，应经学校主要负责人审批同意方可用印。

（二）例行工作用印程序，由业务主管部门提交申请，部门主要负责人审批同意可用印。该程序适用于业务主管部门工作中不属于“三重一大”事项的、且需频繁或定期办理的、需大量使用学校印章的日常事务性工作。该用印事项应由业务主管部门报请分管校领导审批并获得书面授权后，方可执行例行工作用印程序。

（三）合同、协议用印程序，由用印申请人履行完《合同会签表》规定的审批程序后方可用印。

（四）以学校党委、学校行政名义发布的公文，按照学校公文处理工作流程审批用印，用印人可凭《公文发文用纸》完成签批程序，方可用印。

第十四条 学校印章审批部门意见由部门主要负责同志作出，审批部门应对用印材料的合规性、真实性和完整性进行审查，并承担相应的审批责任。

第十五条 有下列情况之一的，印章保管部门不予用印：

（一）未经规定程序审核批准或超越批准权限的；

（二）内容不合规、不真实、不完整，存在明显瑕疵的；

（三）实际用印材料与报请审批材料不一致的；

（四）申请事由与学校工作、业务无直接关系的；

（五）在空白介绍信、证件、证书或纸张上用印的；

（六）经研判其他不应用印的情形。

第十六条 印章用印要规范，确保用印端正、清晰。在文件落款处用印的，应确保印章“上不压正文、下骑年压月”。文件材料需加盖骑缝章的，应在相应的连接线上或纸页边沿加盖前后相一致的印章。需要密封的文件、信函等材料，印章应盖于信封两侧封口处。

第十七条 学校各级各类印章使用过程中，印章保管部门印章管理人应如实记录所管印章的用印信息，包括申请人、印章名称、用印事由、用印日期、用印数量、批准人、经办人及其他需要说明的事项等，据此编制用印登记台账，确保用印记录准确、完整。

 

第四章 印章废止

 

第十八条 因部门撤销、更名或印章毁损等原因终止印章效力的，到学校党政办公室办理登记备案和废止手续，每年末统一归档，由学校党政办公室封存。

第十九条 如发生印章遗失，印章归属部门应立即向党政办公室报告，按公安机关相关规定办理备案。印章遗失的，原印章效力自然废止。

第二十条 印章保管部门不得自行处置或销毁应予废止的印章。

 

第五章 监督检查与责任追究

 

第二十一条 党政办公室负责对学校各级各类印章进行监督检查，检查印章使用情况，更新印章使用状态，对于印章管理和使用中违规现象予以纠正。

第二十二条 印章保管部门主要负责同志是印章管理、使用的第一责任人，应严格遵照权限和程序审批用印事项。印章管理人具体负责印章管理和使用，应严格执行审批手续和用印登记制度，做到遵章守纪、秉公办事。

第二十三条 相关部门和人员在管理和使用印章过程中存在违规行为的，按照学校有关纪律规定和规章制度承担责任；对学校造成损失或存在违法犯罪行为的，学校依法追究相应法律责任。

 

第七章 附则

 

第二十四条 因工作需要，申请使用学校法人证书原件、复印件；校领导身份证原件、复印件的，参照本办法第十三条规定执行。

第二十五条 因工作需要，申请使用以学校名义开具介绍信的，参照本办法第十三条规定中关于例行工作用印程序执行，经业务主管部门主要负责同志批准后，到党政办公室开具介绍信。

第二十六条 因工作需要参加政府采购、项目招标投标、申请供应商资格、订立合同协议，需要以学校名义在校外系统注册系统账号密码，或申请电子印章及其电子数据载体的（如电子密钥、数字证书、CA证书、U盾、电子密码器等），参照本办法第十三条规定执行。

第二十七条 本办法自发布之日起施行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

伊春职业学院合同管理办法（试行）

伊职院发〔2023〕36号     

 

第一章 总则

 

第一条  为深入推进依法治校，规范学校合同管理工作，防范合同风险，维护学校的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》（合同编）等法律法规，结合高等教育管理和学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称合同，包括但不限于办学过程中所形成的合同、协议、备忘录、合同变更书、合同解除书。本办法所称合同管理，是指学校根据国家法律法规，对合同的谈判、起草、审批、签订、备案、履行、归档、变更、解除、违约与争议解决、监督等进行的规范管理。

第三条  签订合同必须遵守国家的法律、法规，符合政策要求，必须坚持有利于学校的教学、科研和基础设施建设，有利于学校国有资产保值、增值，有利于学校整体利益的原则，兼顾效率和风险防控。

第四条  未经批准或授权，各部门不得以学校名义对外签订合同。严禁以学校名义签订任何性质的担保合同，未经批准不得以学校名义签订投资合同和借贷合同。

第五条  学校合同管理实行统一指导,分级审批,全过程监督的工作机制。

 

第二章 合同管理机构及职责

 

第六条  合同管理机构包括合同主管部门、合同承办部门及合同监督部门。

第七条  党政办公室是学校合同主管部门。主要职责包括：

（一）负责学校合同管理基本制度的制定、修订和解释等工作；

（二）对合同进行合法性审查；

（三）统筹学校合同管理，建立合同总台账；

（四）合同档案专人管理；

（五）办理学校交办的其他合同管理事务。

第八条  合同承办部门是指因履行工作职责需要代表学校具体对外签订、履行合同的部门。主要职责包括：

（一）实行承办人责任制，指定本单位的合同承办人，督促合同承办人在合同签订、履行过程中对具体事务进行落实；

（二）负责合同签订准备工作，包括调研、论证、立项、谈判等事项；

（三）负责合同中具体权利、义务内容的确定，并严格进行实质性审查；

（四）负责合同的起草、修改和完善，办理合同及相关资料的送审，执行学校合同管理的审查、审批流程；

（五）负责及时、全面履行合同；

（六）及时发现、解决并向合同主管部门报告合同履行过程中出现的有损学校利益的问题；

（七）办理合同履行过程中的变更、解除、终止及验收；

（八）负责将合同文本原件及相关资料及时送交学校档案室归档；

（九）其他有关合同事务。

第九条  学校纪委依职责对合同的签订、履行、管理等进行监督。对违反本办法规定给学校造成损失的负责人、责任人进行监督、执纪问责。

 

第三章 合同的起草、审查与签订

 

第十条  学校合同一般包括：

（一）战略合作合同、全面合作合同；

（二）合作办学合同；

（三）科研技术合同；

（四）劳动合同、劳务合同；

（五）建设工程合同；

（六）政府采购合同；

（七）修缮合同；

（八）租赁合同；

（九）供用水、电、气、热力合同；

（十）其他类合同。

第十一条  合同承办部门在合同签订前应当充分了解合同对方当事人的主体资格、信用状况、生产能力等有关情况，确保其具备履约能力。按照计财处的要求及时填写合同签订信息，作为后期财务业务办理的重要依据。

第十二条  合同的内容应当包括以下主要条款：

（一）当事人的名称或者姓名和住所；

（二）标的（包括种类、数量、质量等要求）；

（三）价款及付款方式；

（四）履行期限、进度要求、地点和方式；

（五）验收标准及方法；

（六）违约责任（包括违约金或者赔偿金的计算方法等）；

（七）解决争议的方法；

（八）合同签订的时间和地点；

（九）当事人认为应当明确的内容，包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、知识产权的归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等。

合同争议诉讼管辖法院应当争取选择学校所在地法院。

第十三条  国家、行业或学校有合同示范文本的，应当优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行填写、修改。

第十四条  合同会签流程。

（一）两万元（含）以下的政府采购合同。由合同经办人填写《合同审核会签表》一份，报请部门负责人签署意见后报送业务分管校级领导审签。

（二）超过两万元的政府采购合同和非政府采购合同。由合同经办人填写《合同审核会签表》一份，报请部门负责人签署意见，经法律顾问进行合法性审查后，由业务分管校级领导和校长审签。其中合同内容涉及资金来源、付款方式等财务事项的，需在法律顾问审查后报送计财处审查。涉及“三重一大”事项的，事先应按照党政议事规则提请学校党委会议、党政联席会议或校长办公会议审定。

第十五条  合法性审查仅限于对合同文本内容的合法性及所涉风险进行审查，该审查意见仅供领导决策参考。

第十六条  除网签类合同（如政府采购合同）不需要法定代表人签字以外，学校对合同文本的签字由法定代表人（校长）代表学校签字或由校长书面授权委托业务分管校级领导或合同经办人作为代表人签字。紧急情况下，经学校党委书记或校长同意，该授权可事后补签。

第十七条  合同签字完毕后，一律加盖学校合同专用章，合同经办人持《合同审核会签表》办理用印，无需另行履行用印审批手续。为保证合同文本的原始性，多页合同须加盖骑缝章。

第十八条  合同经各方签字盖章后，经办人将《合同审核会签表》与合同原件交法律顾问归档，涉及财务事项的《合同审核会签表》复印件交计财处。

 

第四章 合同的履行

 

第十九条  合同生效后，合同承办部门负责合同的履行工作，严格按照合同约定及时行使权利、履行义务。

第二十条  合同主管部门、监督部门应当对合同履行情况进行监督、检查。

按照合同关于款项收付条款的相关约定及政府会计制度相关要求，合同承办部门应及时将合同履行进度情况提供给计财处，作为计财处办理资金结算的依据。

第二十一条  合同生效后，如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，合同承办部门应当及时报告合同主管部门，并向对方发出要求按约定继续履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履行合同。

如因对方违反合同约定使学校受到损失，合同承办部门应当及时采取措施防止损失扩大，并同时向主管部门报告。

第二十二条  在合同履行过程中发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致学校利益受损，合同承办部门应当立即采取相应措施，同时及时向主管部门报告，按照规定权限和程序办理合同补充、变更、撤销或解除事宜，将损失降到最低。

 

第五章 合同争议的解决

 

第二十三条  合同履行过程中如双方发生争议，合同承办部门应积极与对方当事人协商解决。

合同争议经协商无法解决的，合同承办部门应及时向业务分管校级领导报告，必要时应及时向校长报告，并通报合同主管部门、财务部门，研究解决方案，向学校提出建议，尽快解决纠纷。

第二十四条  因合同纠纷进入诉讼或者仲裁程序的，合同主管部门指派法律顾问参与诉讼或仲裁程序，合同承办部门应当确定了解合同争议情况的人员、提供相关证据资料，配合法律顾问做好维护学校合法权益的工作。

第六章 合同的档案管理

 

第二十五条  合同承办部门应在合同履行完毕后60天内将合同其他资料送交法律顾问。

第二十六条  法律顾问每半年将《合同审核会签表》、合同原件及相关资料送交学校档案室归档。

第二十七条 档案室应当明确合同档案流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求，建立并实施合同档案管理的责任追究制度，并对合同保管情况进行检查。

 

第七章 责任追究

 

第二十八条  在合同签订和履行过程中有下列情形之一，合同主管部门、合同承办部门及其他有关部门应及时采取补救措施。给学校造成损失的，应由负有责任的当事人及其所在单位或部门负责人承担相应的赔偿责任，并根据情节轻重追究其他责任：

（一）未认真调查合同相对方的主体资格、履约能力或权限等，造成学校利益损失的；

（二）隐瞒真相或虚构事实或与合同相对方串通，造成学校利益损失的；

（三）合同履行过程中失职、渎职或者违反廉洁规定，造成学校利益损失的；

（四）违反合同信息安全保密规定，泄露合同签订与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密，导致学校乃至国家利益损失的；

（五）遗失相关合同文本等重要资料、文件，造成学校利益损失的；

（六）违反法律、法规或本办法规定，造成学校利益损失的其他情形。

第二十八条  未经授权以本部门、单位的名义或使用本部门、单位印章对外签订合同的，学校将依照有关规定追究责任部门及责任人员的行政责任。

 

第八章 附则

 

第二十九条  本办法由党政办公室负责解释。本办法自发布之日起施行。

附件：1.《2023合同审核会签表》

2.《合同审核会签表(2万以下)》

3.《授权委托书（法定代表人授权签字）》

4.《伊春职业学院合同管理流程图》

 

 伊春职业学院办公室  2023年7月8日印发

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件：1                        伊春职业学院合同审核会签表

 

合同
名称
合同
概况
(项目、
要点、
金额)
承办		经办人签字：
部门
意见		部门负责人签字：
		年	月	日
法律		签字：
顾问
意见		年	月	日
计财		（备注：合同内容涉及资金来源、付款方式等财务事项的）
		签字：
处意
见		年	月	日
业务
分管		签字：
领导
意见		年	月	日
校长		签字：
意见
		年	月	日

 

备注：本表交法律顾问存档，复印件交计财处。

附件：2               伊春职业学院合同审核会签表（政府采购类二万元以下专用）

 

合同
名称
合同
概况
(项目、
要点、
金额)
承办	经办人签字：
部门
意见
	部门负责人签字：
	年	月	日
业务
分管
校级	签字：
领导
意见	年	月	日

 

 

备注：本表交法律顾问存档，复印件交计财处。

附件：3                              

授权委托书

 

 

 

 

 

 

 

本人系伊春职业学院法定代表人，兹委托我校职工

 

（职务： 身份证号： ）作为代理人，

 

授权其代表我校与 签订                  合同

 

/协议。该代理人在合同/协议文本上的签字与本人签字具有同等法律效力。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

委托人（法定代表人）：

 

年 月 日

 

 

 

 

被委托人：

 

年 月 日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件：4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

关于下发《伊春职业学院档案管理实施细则》的通知（试行）

 

第一章 总则

 

第一条 为规范伊春职业学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、2008年教育部颁布的《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、2015年颁布的《最新会计档案保管期限表（79号令）》、2020年国家档案局颁布的《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362-2020）、2023年国家档案局颁布《档案行政处罚程序规定》（国家档案令第20号)、《“十四五”黑龙江省档案事业发展规划》、《中共伊春市委办公室（伊春市档案局）关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》及相关法律法规，结合伊春职业学院实际情况，制定本实施细则。

第二条 学校档案是对所从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、影像等不同形式，载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，学校必须加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条 黑龙江省教育厅主管全省高校档案工作，黑龙江省档案局和伊春市委办方志科在职责范围内对学校档案工作业务进行指导、监督和检查。

第五条 学校档案工作由学校校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条 主管档案工作学校领导的主要职责是：

（一）制订、实施学校档案工作中长期发展规划和年度计划；

（二）组织、协调学校档案机构和学校各单位的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；

（三）贯彻执行学校档案工作各项规章制度，为学校档案工作的发展创造良好条件；

（四）监督、检查学校档案工作，组织、开展学校档案工作评估。

第七条 学校应当建立健全档案工作的考核与评估制度，定期布置、检查、总结、开展档案工作规范化管理，提高档案管理水平。

 

第二章 伊春职业学院档案工作建设发展规划

 

第八条 学校档案室自建立以来就不断从档案工作的保障机制与档案工作的业务建设两方面加强建设，夯实档案工作的基础。现经六十五年的建设，学校的档案工作的面貌已焕然一新。

（一）档案工作的认识与地位进-步增强，由传统的资料保管保存发展为档案信息资源的开放开发档案工作的管理体制日趋完善，建立了适应学校工作需要的上而下、层层负责全校档案工作网络并建立了完备的档案工作制度使档案工作的作用进一步扩大 ,由过去单纯被动为党政管理服务发展为学校大局服务。

（二）档案工作的规模进一步扩大，由建校初期的95卷、件库藏发展为如今库藏总量为16.049万余卷、件材料。由单一的党政文件现发展为九大类归档材料。

（三）档案工作的水平与质量显著提高，由过去传统手工式管理发展为如今的计算机管理。

（四）学校档案工作走向依法治理、走向现代化管理取得实质性进展，档案工作质量和服务水平大幅提高，形成与学校高水平发展相适应的档案事业发展新局面，档案资源建设质量、档案利用服务水平、档案治理效能和管理现代化程度达到新高度，为实现学校建成国家“双高”校奠定坚实档案基础。

（五）档案资源建设迈出新步伐，档案资源覆盖面更加广泛、内容更加丰富、形式更加多样、结构更加优化，档案“应归尽归、应收尽收”有效落实。

（六）档案利用服务达到新水平，以全校师生为中心的档案服务理念深入人心，档案开放力度明显加大，共享程度显著提高，利用手段更加便捷，档案资政服务、公共服务、文化教育能力明显提升。

（七）档案安全防线得到新加强，档案安全管理制度和工作机制更加完善，档案库房和设施设备齐全、安全可靠，人防、物防、技防三位一体安全防范体系更加完备，档案安全风险评估管控、隐患排查治理成效和应急管理能力明显提升。

（八）档案信息化建设再上新台阶，档案信息化发展保障机制进一步完善，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平进一步提升，档案工作基本实现数字转型。

   （九）档案人才队伍建设取得新发展，档案人才培养激励和教育培训机制不断健全、成效日益明显，人才评价体系更加科学，档案队伍结构更加合理、素质更加优良、作风更加过硬，职业认同感、自豪感明显提升。

 

第三章 机构设置与人员配备

 

第九条 学校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构。

第十条 学校可以成立由校长为主任委员、主管校领导和相关校领导为副主任委员的档案工作领

导小组。

第十一条 学校档案机构是具有一定行政管理职能的业务管理部门，对学校档案工作进行组织，协调和管理，其主要职责是：

（一）贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针数策，有序规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）组织协调各部门档案工作，对档案归档部门进行业务指导、监督和检查；

（四）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料；

（五）编制检索工具，编研、出版档案和校史资料，开发档案信息资源；

（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（七）开展档案的开放和利用工作；

（八）开展学校档案工作人员的业务培训；

（九）利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能。

第十二条 学校应当为档案机构配备专职档案人员，学校各部门应当配备专职或兼职档案人员，兼职档案人员应在岗位职责中明确其档案管理任务。

第十三条 学校档案人员应当遵纪守法，爱岗敬业、忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十四条 学校档案机构中的专职档案人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十五条 学校对长期接触有毒有害物质的档案人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。

 

第四章 档案管理分类方案

 

第十六条 伊春职业学院档案实体分类方案

 综合档案室管理的档案共分九大类，它们分别是：党政类、教学类、科研类、声像类、照片类、基建类、实物档案类、人事档案类、财会类。

（一）编制目的

为了适应学校档案工作日益发展的需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，促进学校档案工作的科学化管理，充分发挥学校档案工作的作用，使之更好地为学校的各项工作服务，特编制本方案。

（二）编制原则

1.本方案的编制以国家教育部颁发实施的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案规范》和2015年国家档案局颁布的DA/T-22-2015《中华人民共和国档案行业标准 归档文件管理规则》和

2015年颁布的《最新会计档案保管期限表（79号令）》结合我校的实际情况遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，所规定的各项内容应符合学校档案工作的实际，具有较强的科学性与适用性。

2.类目排列、档号结构的确定必须符合逻辑的原则，充分考虑学校档案记述和反映事物属性与形式的不同。做到各类之间，各类相同级位之间划分标准一致。同位类目之间界限清楚，不相互交叉和包容。

（三）体系结构

本方案由编制说明、主表和各门类档案编制三部分组成：

1.编制说明是本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号等若干重要问题的解释；

2.主表由类目、标识符号、注释等组成。；

3.各门类档案档号编制包括档号的编制原则、结构、模式和标识。

（四）一级类目的划分

一级类目是我校档案实体分类的最高层位,根据学校现有档案门类和发展的需要，参照《高等学校档案实体分类法》确定为九个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

1.党政类

（1）将学校党政办公室工作中形成的综合性文件材料，日常工作的来往文件材料等到归为党政工作范围进行整理，这类文件材料一般有：上级有关本部门工作的指示、决定、报告、通知等，具体针对本校的上级指示或决定，要将学校的执行或落实情况一并整理；

（2）学校报送上级的工作计划、总结、请示、报告、通知、规章制度、请示要将上级的批复一并整理；

（3）学校党员代表大会或其它党委工作会议的会议文件材料；

（4）学校党委会、院长办公会、党政联席会议、党委扩大会，民主生活会等会议记录，会议记录无论研究哪一项专门问题，都不得拆散整理，应统一集中整理；

（5）有关党委办公室工作中的日常来往文件、工作调查、情况反映、保密规章、统计报表和党委工作大事记等；

（6）将学校党委组织建设、党员管理、组织管理活动中形成的文件材料，划定为组织工作范围进行整理；

（7）上级党委对组织工作的指示、规定和通知等，针对学校的指示要将执行落实情况一并整理；

（8）学校组织工作，党员管理的工作计划、总结、规章和向上级的请示、报告、汇报等，请示要将上级的批复、批示一并整理；

（9）党员、入党、转正、延期、退党、取消党员资格的决议、决定、通知、《党员名册》等；

（10）党员教育、学习工作中的文件材料、学校党群机构设置、人员编制，党务干部任免、考察、奖惩等方面的决议、通知等；

（11）有关组织工作的统计报表、党员组织介绍信及存根、党费收据及存根等；

（12）有关行政管理综合性事务的文件，学校内部机构设置、人员配备的决定、通知、学校院长办公会、上级有关部门有关人员和领导视察和检查工作中形成的材料，学校的修史编志、文秘工作、保密工作以及学校办公室接待或其事务性活动方面的文件材料，归纳入行政事务范围整理。校长办公会所研究的问题，不按问题整理的，应集中整理，上级部门的有关人员和领导来校视察工作，每一视察活动应按专项整理；

（13）有关学校的治安、保卫、保安工作、刑事案件审理材料，消防等材料，纳入安全保卫范围整理。其中，刑事案件以每个案件进行整理，结案后归档；

（14）有关学校涉外活动，包括出国考察或接待外宾工作方面的计划、总结、活动安排、记录、备忘录、来宾记录等涉外文件材料，出国考察活动和接待外宾工作要按专项进行整理；

（15）有关上级机关对宣传工作的指示、决定、通知和学校贯彻落实宣传工作计划、活动安排、总结材料，学校对党的路线、方针、政策等方面的材料，归纳入宣传工作范围进行整理；

（16）有关上级机关对统战工作的计划、总结，以及学校民主党派、民族事务、宗教等方面工作活动中的文件材料，归纳入统战工作范围进行整理；

（17）有关上级机关对党组检查、信访工作等方面的指示、决定、规定、通知及学校的具体贯彻落实的工作计划、总结等材料，针对学校的党风治理，党纪检查的具体问题向上级机关的请示报告、汇报和上级的批复材料，学校违纪案件审理，来信来访的批复处理等文件材料，都归纳入纪检工作范围整理；

（18）有关审计工作的综合性文件，专项审计活动和专题审计工作的文件材料，归纳入审计工作范围整理，专项审计按问题整理，从审计通知书到审计调查报告材料，审计结论和处理决定；

（19）上级有关工会工作规划，通知材料、学校工会针对具体工作向上级的请示和上级批复材料、职工代表大会会议材料、职工文化艺术、体育活动方面的材料、工会会员管理工作方面的材料等；

（20）学校有关人事工作的规章制度、工作计划、总结、通知、决定以及向上级机关的请示报告等，请示材料要将上级机关的批复一并整理；

（21）有关学校的干部管理、工人招聘、调配工作等归纳入人事管理；

（22）上级机关有关人事工作的批示、指示、决定、通知等；

（23）学校干部的考察、任免、招聘、调配和考核、奖惩、职称评定、晋级等材料，干部的离休、退休、退职以及死亡抚恤等有关材料；

（24）学校工人的招聘、录用、调配、考核、奖惩、晋级以及退休、退职、富余人员安置、抚恤等有关材料；

（25）学校与其它单位签署的各类协议及办学合同。

2 .教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。具体有以下内容：

（1）上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件：教育改革、教学计划、专业和课程设立、招生、毕业生分配等方面的计划、指示、规定、办法等；

（2）综合性教学文件材料：学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例、教学工作的各种统计表；

（3）招生工作的材料：招生计划、简章、专业介绍、新生名褂、代培计划、合同、招生工作总结等；

（4）学籍管理的材料：新生登记表、学生学籍卡片、成绩卡、在校学生名册、学生学籍变是（升级、留级、休学、转学、复学、退学）的材料；

（5）学生奖惩材料；

（6）教学计划、方案和教学大纲、教学改革方案、总结；

（7）教学实习、生产实习方面的材料：教学实习、生产实习的计划、大纲、总结、实习指导书、实习结果鉴定、有代表性的实习报告等；

（8）教材方面的材料：自编、主编教材的正本，各系各专业教材使用目录；

（9）课堂教学计划：课程安排表、课程进度表、教师任课安排、典型讲义、教案、各系各专业的考试题；

（10）毕业生分配材料：毕业生分配计划、方案、报告、总结、分配名单、毕业证书存根、供需见面的计划、合同；

（11）毕业生质量调查材料：学校对毕业生质量调查的计划、总结、调查表、使用单位对毕业生质量的评审意见等；

（12）有关上级对共青团工作的计划、总结以及落实上级活动安排的情况材料，团员大会及团委其他会议材料、会议记录、团员管理、入团、退团、团员教育和学院青年工作方面的文件材料、归纳入共青团工作范围进行整理；

（13）师资培训计划、考核和总结等材料；

（14）教研室的教学总结、教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料、教学情况调查表；

（15）教师工作量的规定及执行情况。

3.科研类  

主要有关上级部门在科研方面的计划、经费文件、科研规划、学校教师在科研项目、课题申报、鉴定、获奖、推广应用材料等。

4.声像类

凡是学校举行的大、中型会议，以及上级领导来校视察、检查工作等活动形成的录音、录像带、按年度专项进行整理的录音、录像带均属声像类。

5.照片类

1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

2上级领导和知名人物参加与学校有关的重大公务活动照片。　

3本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片。

4记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

6.基建类

基建类主要是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的，应当归档保存的文件。包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

7.实物档案类

主要包括上级机关或个人对学校授予的各类奖章、奖杯、奖状、锦旗、证书等。机关团体、企事业单位或个人捐献给学校的各类实物物品。

8.人事档案类  

主要包括干部档案、职工档案、退休档案、死亡档案、技术职称档案。

9.财会类  

上级和学校有关财务方面的规定、管理办法、制度等文件。按照形式分为报表、帐簿、凭证、工资清册四个类别的档案。

 

第五章 档案归档范围及期限明细

 

第十七条 归档范围及期限明细

（一）伊春职业学院党政类档案归档范围和保管期限表

DZL党政类

序号	类    目    名    称	保管期限
1	学校大事记	永久
2	上级部门有关直接针对学校的文件纪要、指示、通知、通报、批复（附学校的请示）、干部任免等重要文件	重要、 永久
		10年 、30年
3	学校发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知	重要 、永久
		10年、 30年
4	学校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料	永久
5	全校性的规章制度	永久
6	学校向上级部门的重要的工作总结、请示及其批复	永久
7	上级部门有关直接针对学校的会议纪要、学校党委会会议、校长办公会议、民主生活会会议记录	永久
8	学校评估材料	永久
9	学校领导在校内的重要讲话稿和参加上级会议发言稿	永久
10	学校历史沿革、情况介绍	永久
11	重要的统计材料	永久
12	学校启用印章的文件和印模	永久
13	学校与外单位签订的各类合作办学协议、经济合同等材料	永久
14	学校与国内外签订的合同、协议书、聘请书	永久
15	法人代表证书、征用、申报土地使用权、土地管理、周边纠纷等文件材料	永久
16	新生开学典礼、毕业典礼材料	永久
17	上级机关、国内外有关单位、个人赠送的锦旗、牌匾、证书、证章、礼品、纪念品等实物	永久
18	涉及学校的法律纠纷、民事案件、刑事案件等法律事务材料	永久
19	上级部门对学校关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
20	学校审批、通过的校级发展规划、方案及论证材料	永久
21	学校基建总体规划、拆迁请示、批复、函件、项目审批、立项、施工、验收等材料	永久
22	上级有关针对学校规划工作的通知、批复（附学校的请示、报告、方案设计）	永久
23	学校总体规划、设计总平面图	永久
24	水、电、气管道分布图	永久
25	本部门和外单位签订的协议及合同	永久
26	学校的工作会议、座谈会文件	30年
27	学校发展规划、计划及上级批复（附我校请示）	30年
28	学校党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知	30年
29	学校领导和上级部门来校调研、检查、巡视学院工作形成的材料	30年
30	上级部门和本校的文件和重要会议记录、情况调查、典型　材料、统计报表计划、决定、报告、通告、总结	30年
31	学校形成的通知、决定、总结	30年、10年
32	学校有关基建工作的文件、规章制度	30年
33	车辆管理制度	30年
34	报送上级部门的各类数据平台统计报表	30年
35	学校医疗卫生应急管理制度	30年
36	校内外各种学术交流活动情况、文件材料	30年

 

JJW纪检委

序号	类    目    名    称	保管期限
1	上级部门对学校关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
2	上级关于纪检、监察审计方面的文件（包括法规文件、批复、通知等）	永久
3	上级审计部门对学校的审计报告及领导批示	永久
4	各类审计项目的审计、调查报告、领导批示、审计通知书、审计报告、结论、取证材料、其他重要材料	永久
		30年
5	立案专项调查的违纪案件审理形成的文件材料	永久
6	党内处分及调查材料等	永久
7	有关纪律规章制度、廉政建设等规定及报告、通知等	30年
8	报送上级部门的各类数据平台统计报表	10年

 

GH工会

序号	类    目    名    称	保管期限
1	上级部门对学校关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
2	职工代表大会的通知、名单、报告、决定、选举结果、领导讲话等文件	永久
3	上级有关工会工作的文件	30年
4	会员名单	30年
5	工会帐簿、凭证及报表（本部门保留三年内的帐簿、凭证及报表）	30年
6	报送上级部门的各类数据平台统计报表	10年

 

ZZB组织部

序号	类    目    名    称	保管期限
1	学校党代会文件材料 （1） 大会计划、通知、工作报告、议程、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照 片、录音、录像、大会主席团、秘书长、代表、列席代表名单、候选人登记表和情 况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复 （2） 提案及办理情况、会议简报、会议情况、小组会议记录等 （3） 参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票样式	永久
2	上级部门对学校关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
3	科级干部名册	永久
4	党员名册	永久
5	上级关于组织工作的指示、决定、通知	30年
6	落实政策的有关材料	30年
7	报送上级部门的各类数据平台统计报表	10年

 

XCB宣传部

序号	类    目    名    称	保管期限
1	学校重大活动的剪报、图表、录音、录像、照片	永久
2	上级部门对学校关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
3	学校的重要宣传报导和广播工作总结、报告	30年
4	学校网络管理规章制度等文件	30年
5	上级关于宣传工作的文件	30年
6	理论学习的决定、通知、计划、总结	30年
7	报送上级部门的各类数据平台统计报表	10年

 

RSC人事处

序号	类    目    名    称	保管期限
1	上级有关针对学校人事、工资福利等方面的通知、批复（附本校请示）	永久
2	学校机构设置、调整、撤销、定员、定编文件（包括请示批复）	永久
3	教职工名册	永久
4	上级部门对学校关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
5	教职工评定、聘任专业技术职称文件、材料及上报批复（审批表）	永久
6	教职工工资材料、年度考核表、职称材料（审批表归个人档案）	永久
7	教职工的招聘、录用、调入有关材料、（包括行政介绍信、调令等）	永久
8	教职工调出的有关材料（包括行政介绍信的存根）	永久
9	调入工资介绍信、调出工资介绍信存根	永久
10	学校人事工作的规章制度	30年
11	教职工考核、考勤的文件材料及统计表	30年
12	教职工（包括离退休人员）工资调整、名册	30年
13	教职工工资、津贴变动材料（包括停薪、降薪、恢复发放）	30年
14	福利、抚恤金、困难补助、科技人员津贴等文件材料名册	30年
15	教职工聘任、待聘、下岗、培训、重新分配等文件材料、名册	30年
16	报送上级部门的各类数据平台统计报表	10年

 

 

 

XZ14 图书馆

序号	类    目    名    称	保管期限
1	本部门和外单位签订的协议及合同	永久
2	上级部门对学校或教职工关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
3	学校图书馆的各种规章制度	30年
4	学校图书概况、发展规划、馆藏、统计及统计年报表	30年
5	报送上级部门的各类数据平台统计报表	10年

 

ZWC总务处

序号	类    目    名    称	保管期限
1	本部门和外单位签订的协议及合同	永久
2	上级部门对学校或教职工关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
3	学校在用办公设备、教学设备、设备仪器，报废设备等明细表	永久
4	上级有关后勤管理工作的文件	30年
5	上级有关针对学校后勤管理方面的有关文件材料	30年
6	学校后勤管理和各科室的规章制度	30年
7	报送上级部门的各类数据平台统计报表	10年

 

SHGLZX 生活管理中心

序号	类    目    名    称	保管期限
1	本部门和餐厅外包档口、超市、浴池等签订的协议及合同	永久
2	上级部门对学校或教职工关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
3	本部门制度的各项规章制度	30年
4	饮食中心会计账簿、凭证及报表	永久、30年
5	本部门固定资产明细表	30年
6	报送上级部门的各类数据平台统计报表	10年

 

 

 

 

 

（二）伊春职业学院教学类档案归档范围和保管期限表

JWC 教务处

序号	类    目    名    称	保管期限
1	上级有关针对学校教学工作的重要指示、通知、学科专业设置及实验室建设的文件材料	永久、30年
2	教学规章制度、教学改革、教学计划、培养目标、学分制等方面的指示、规定、办法、工作总结	永久、30年
3	重点学科、专业、实验室建设论证、评估、申报、审批材料及统计报表	永久
4	教师工作量的规定及教师本年度获得的课时费明细表	永久
5	课程建设要求规定的教学计划、教学大纲、校历表、教师课程表	永久
6	本部门和外单位签订的合作办学协议及各类经济合同等材料	永久
7	上级部门对学校或教职工关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
8	教学实习基地、教学实习计划、总结、及有关材料	永久
9	学校各专业使用教材目录	永久
10	其他有保存价值的自编参考资料	永久
11	学校有关师资管理、规定、通知等材料	永久
12	报送上级部门的各类数据平台统计报表	10年

 

XSC学生处

序号	类    目    名    称	保管期限
1	学生学藉表及卡片	永久
2	新生录取材料及新生名单	永久
3	委培、代培、自费生计划、合同及名单	永久
4	在校学生名册、毕业学生名册	永久
5	本部门聘任的辅导员、班主任、教学秘书、公寓管理人员及发放津贴明细等材料	永久
6	上级部门对学校或教职工关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
7	本部门和外单位签订的合作办学协议及各类经济合同等材料	永久
8	学生运动会材料	永久
9	学校奖学金，助学金的制定标准及发放各类资金明细表材料	30年
10	学生思想政治工作典型调查材料、选拔、管理文件	30年
11	学校思想政治工作人员名单	30年
12	学校团委学生工作人员名单	30年
13	上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件	10年
14	本校武装部职责范围内的规章制度	30年
15	武装部工作统计年报及在校生参军人员明细材料	30年
16	本部门规章制度	30年
17	学生册	30年
18	授予各层次学位明细表	30年
19	学生奖励、处分材料	10年
20	学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）	10年
21	学生勤工俭学材料（计划、措施等管理文件）	10年
22	上级有关毕业、就业方面的文件材料	10年
23	报送上级部门的各类数据平台统计报表	10年

 

JXJYXY 继续教育学院

序号	类    目    名    称	保管期限
1	新生录取三联单、毕业生名单	永久
2	委培、代培、自费生计划、合同及名单	永久
3	本部门聘任成人班主任、任课教师、发放津贴等材料	永久
4	各专业教学大纲计划、教学大纲、各学科专业课程试题库	永久
5	毕业生结业、毕业证书、学位证书发放表及补办证书材料、名单	永久
6	上级部门关于对本部门奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
7	本部门和外单位签订的协议及合同	永久
8	上级有关成人教育工作的文件、有关学生管理的制度、规定等文件	30年
9	学校针对本部门教学工作的指示、通知等文件材料	30年
10	非学历教育的培训班、进修班的有关材料	30年
11	上级有关招生工作的文件材料	30年
12	招生计划、规定	30年
13	本处各种规章制度	30年
14	报送上级部门的各类数据平台统计报表	10年

 

GJYJS 高教研究室

序号	类    目    名    称	保管期限
1	经学校批准或申报的单位教职工的创造发明、科研成果、著作、译著、有重大影响的论文（如获奖或在全国性的报刊上发表的）等的目录，申请专利的有关审批及批复等材料	永久
2	上级部门对本部门关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
3	上级有关科研行政管理、计划管理、科研成果管理、经费管理的文件	10年
4	学校关于科研行政管理、计划管理、科研成果管理、经费管理的文件材料	10年
5	科研学会工作、学术活动材料	10年
6	报送上级部门的各类数据平台统计报表	10年

 

ZSJYC 招生就业处

序号	类    目    名    称	保管期限
1	上级部门对本部门关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
2	本部门和外单位签订的合作办学协议及各类经济合同等材料	永久
3	招生简章	永久
4	上级有关招生工作的招生计划、通知、规定等材料	永久、30年
5	招生就业工作的规章制度	30年
6	报送上级部门的各类数据平台统计报表	30年

 

（三）伊春职业学院科研类档案归档范围和保管期限表

KYL 科研类

序号	类    目    名    称	保管期限
1	论文、专著	永久

 

（四）伊春职业学院声像类档案归档范围和保管期限表

SXL声像类

序号	类    目    名    称	保管期限
1	学校重大活动的音像资料目录（声像档案由宣传部专人负责）	永久

 

（五）伊春职业学院照片类档案归档范围和保管期限表

ZPL 照片类

序号	类    目    名    称	保管期限
1	记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片	永久
2	领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动照片	永久
3	本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片	永久
4	记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片	永久

（六）伊春职业学院基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJL 基建类

序号	类    目    名    称	保管期限
1	基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。	永久

 

（七）伊春职业学院实物档案类档案归档范围和保管期限表

SWL 实物类

序号	类    目    名    称	保管期限
1	主要包括上级机关或个人对学校授予的各类奖章、奖杯、奖状、锦旗、证书等。机关团体、企事业单位或个人捐献给予学校的各类实物物品。	永久

 

（八）伊春职业学院干部人事档案类档案归档范围和保管期限表

RSL 人事类

序号	类    目    名    称	保管期限
1	履历材料	永久
2	干部履历表（书）	永久
3	履历表	永久
4	干部登记表	永久
5	干部简历表	永久
6	工人履历表	永久
7	职工登记表	永久
8	职工履历表	永久
9	教师登记表	永久
10	军人登记表	永久
11	履历鉴定书	永久
12	上山下乡知识青年登记表	永久
13	自传材料	永久
14	自传	永久
15	干部自传	永久
16	教师自传	永久
17	学生自传	永久
18	入党自传	永久
19	鉴定、考核、考察材料	永久
20	干部鉴定	永久
21	干部鉴定表	永久
22	自我鉴定	永久
23	党员鉴定表	永久
24	毕业生鉴定表	永久
25	高校毕业生鉴定表	永久
26	工作鉴定	永久
27	鉴定	永久
28	鉴定表	永久
29	中央党校学员毕业鉴定表	永久
30	省委党校学员鉴定表	永久
31	学生鉴定表	永久
32	学员毕业鉴定	永久
33	学员毕业鉴定表	永久
34	学习鉴定表	永久
35	团员鉴定表	永久
36	实习鉴定表	永久
37	社教鉴定表	永久
38	社教干部鉴定表	永久
39	社教队员鉴定表	永久
40	教育实习鉴定表	永久
41	下乡干部鉴定表	永久
42	****年度考核登记表	永久
43	****年专业技术人员考核表(档案)	永久
44	干部考察材料	永久
45	考察材料	永久
46	鉴定材料	永久
47	考生思想政治品德审查表	永久
48	入党积极分子考察写实表	永久
49	预备党员考察写实表	永久
50	民主评议干部登记表	永久
51	审计考核材料	永久
52	动暴乱期间表现写实表	永久
53	后备干部登记表	永久
54	后备干部考察材料	永久
55	学历和评聘专业技术职务材料	永久
56	***学校学生成绩登记表	永久
57	***学校学员考核成绩表	永久
58	***学校学历证明	永久
59	***学校学历证明书	永久
60	***学校学生学籍卡	永久
61	***学校学生学籍簿	永久
62	***学校学生学籍档案表	永久
63	***学校学生成绩表	永久
64	***学校学生成绩总表	永久
65	***学校学生总成绩表	永久
66	***学校培训结业成绩登记表	永久
67	高校招生登记表	永久
68	高校招生报名登记表	永久
69	高校招生报考登记表	永久
70	高校选拔学生登记表	永久
71	***学校毕业生登记表	永久
72	高中毕业生登记表	永久
73	***学校毕业研究生登记表	永久
74	报考研究生登记表	永久
75	初中毕业生登记表	永久
76	中学毕业生登记表	永久
77	***学校大专毕业生登记表	永久
78	***学校大专院校毕业生登记表	永久
79	***学校高自考毕业生登记表	永久
80	出国留学审批表	永久
81	出国人员进修审批表	永久
82	***电大毕业生登记表	永久
83	***电大学生学籍卡	永久
84	考生登记表	永久
85	选拔学生登记表	永久
86	计算机应用能力考核登记表	永久
87	教师资格过渡申请表	永久
88	***党校学员成绩鉴定表	永久
89	***党校学员考核登记表	永久
90	省党校学员成绩登记表	永久
91	省党校学员考核登记表	永久
92	省委党校本科学历证明	永久
93	省委党校函授本科学历证明	永久
94	省委党校函授学员成绩表	永久
95	省委党校进修学员登记表	永久
96	省委党校学历证明	永久
97	省委党校学员成绩表	永久
98	省委党校学员成绩登记表	永久
99	省委党校学员考核表	永久
100	省委党校学员考核登记表	永久
101	市委党校学员成绩鉴定表	永久
102	中央党校本科学历证明	永久
103	中央党校函授本科学历证明	永久
104	中央党校函授学员成绩表	永久
105	中央党校学历证明	永久
106	中央党校学员成绩表	永久
107	中央党校学员成绩登记表	永久
108	中央党校学员结业登记表	永久
109	报考硕士（博士）研究生登记表	永久
110	***学校硕士（博士）研究生学籍登记表	永久
111	***学校硕士（博士）研究生专家推荐书	永久
112	***学校硕士（博士）研究生学习成绩表	永久
113	***学校硕士（博士）研究生毕业登记表	永久
114	***学校授予硕士（博士）学位决定	永久
115	***学校硕士（博士）论文答辩审核表	永久
116	博士后申请表	永久
117	博士后研究人员工作期满登记表	永久
118	***学位课程进修成绩表	永久
119	国家统考科目统考成绩表	永久
120	选拔留学生审查登记表	永久
121	教授任职资格评审表	永久
122	教授任职资格申报表	永久
123	副教授任职资格评审表	永久
124	副教授任职资格申报表	永久
125	讲师任职资格评审表	永久
126	讲师任职资格申报表	永久
127	讲师职务呈报表	永久
128	助教任职资格评审表	永久
129	助教任职资格申报表	永久
130	研究员任职资格评审表	永久
131	研究员任职资格申报表	永久
132	副研究员任职资格评审表	永久
133	副研究员任职资格申报表	永久
134	助理研究员任职资格评审表	永久
135	助理研究员任职资格申报表	永久
136	高级工程师任职资格评审表	永久
137	高级工程师任职资格申报表	永久
138	工程师任职资格评审(呈报)表	永久
139	助理工程师任职资格评审表	永久
140	技术员任职资格申报表	永久
141	技术员职称呈报表	永久
142	教授级高级政工师专业职务申报表	永久
143	高级政工师专业职务申报表	永久
144	政工师任职资格评审表	永久
145	政工师专业职务申报表	永久
146	政工员任职资格评审表	永久
147	政工员专业职务申报表	永久
148	高级经济师任职资格评审表	永久
149	高级经济师任职资格申报表	永久
150	经济师任职资格评审表	永久
151	经济师任职资格申报表	永久
152	经济师职务呈报表	永久
153	助理经济师任职资格评审表	永久
154	助理经济师任职资格申报表	永久
155	高级会计师任职资格申报表	永久
156	高级会计师任职资格申报表	永久
157	会计师任职资格评审表	永久
158	会计师任职资格申报表	永久
159	助理会计师任职资格评审表	永久
160	助理会计师任职资格申报表	永久
161	政治历史情况的审查材料	永久
162	政治审查表	永久
163	政审表	永久
164	应征公民政审表	永久
165	应征公民政治审查表	永久
166	高校毕业生政审表	永久
167	高校毕业生政审意见表	永久
168	高校考生政审表	永久
169	高中毕业生政审表	永久
170	高中毕业生政治审查表	永久
171	毕业生政审表	永久
172	***证其家庭历史	永久
173	***证其家庭出身	永久
174	抄件证其家庭出身	永久
175	***证其社会关系	永久
176	***证其现实表现	永久
177	***证其爱人家庭历史	永久
178	***证其爱人家庭出身	永久
179	***证其爱人社会关系	永久
180	抄件证其爱人社会关系	永久
181	***证其爱人现实表现	永久
182	更改参加工作时间的个人申请	永久
183	更改参加工作时间的决定	永久
184	更改参加工作时间的批复	永久
185	***证其参加工作时间	永久
186	更改姓名的材料	永久
187	更改参加工作时间审批表	永久
188	确定参加工作时间审批表	永久
189	更改年龄的个人申请	永久
190	更改年龄的决定	永久
191	***证其年龄	永久
192	更改入党时间的个人申请	永久
193	更改入党时间的决定	永久
194	***证其入党时间	永久
195	更改入团时间的个人申请	永久
196	更改入团时间的决定	永久
197	***证其入团时间	永久
198	关于入伍时间的批注	永久
199	入伍时间的批注	永久
200	更改民族的个人申请	永久
201	更改民族的决定	永久
202	***证其民族	永久
203	更改国籍的个人申请	永久
204	更改国籍的决定	永久
205	***证其国籍	永久
206	上山下乡工龄计算审批表	永久
207	插队知青工龄审批表	永久
208	参加中国共产党、共青团及民主党派的材料	永久
209	入党申请书	永久
210	入党志愿书	永久
211	入党转正申请书	永久
212	入团申请书	永久
213	入团志愿书	永久
214	团员登记表	永久
215	党员登记表	永久
216	民主评议党员登记表	永久
217	党员重新登记表	永久
218	退党登记表	永久
219	退团登记表	永久
220	离团登记表	永久
221	奖励材料	永久
222	优秀党员登记表	永久
223	优秀党员呈报表	永久
224	优秀党员登记卡	永久
225	优秀党员审批表	永久
226	优秀干部登记表	永久
227	优秀党务工作者登记表	永久
228	优秀党务工作者审批表	永久
229	模范党务工作者登记表	永久
230	模范党务工作者审批表	永久
231	先进个人呈报表	永久
232	先进个人登记表	永久
233	先进个人审批表	永久
234	先进工作者登记表	永久
235	先进工作者呈报表	永久
236	先进工作者登记卡	永久
237	先进工作者审批表	永久
238	先进工作者事迹登记表	永久
239	先进生产者登记表	永久
240	先进工作队员登记表	永久
241	先进事迹登记表	永久
242	先进事迹	永久
243	干部立功受奖报告表	永久
244	抗洪救灾先进个人审批表	永久
245	劳动模范申请表	永久
246	劳动模范审批表	永久
247	立功受奖报告表	永久
248	个人记功审批表	永久
249	记功奖励审批表	永久
250	个人奖励登记表	永久
251	工作人员奖励审批表	永久
252	公务员奖励审批表	永久
253	嘉奖登记表	永久
254	嘉奖奖励审批表	永久
255	奖励登记表	永久
256	奖励卡片	永久
257	奖励审批表	永久
258	五好个人登记表	永久
259	五好战士登记表	永久
260	三好学生登记表	永久
261	优秀教师申报表	永久
262	优秀学员登记表	永久
263	优秀学生干部登记表	永久
264	优秀团干登记表	永久
265	优秀学生登记表	永久
266	优秀团员登记表	永久
267	优秀专家申报表	永久
268	优秀专家审批表	永久
269	拔尖人才申报表	永久
270	拔尖人才审批表	永久
271	从事档案工作三十年人员登记表	永久
272	处分材料	永久
273	撤消对其所犯错误的处分决定	永久
274	对其所犯错误的处分批复	永久
275	对其所犯错误的结论或处分决定	永久
276	本人对结论或处分决定的意见	永久
277	对其所犯错误处分的请示	永久
278	对其所犯错误的调查报告（审理报告）	永久
279	对其所犯错误的综合材料（事实材料）	永久
280	本人交待材料	永久
281	本人申诉材料	永久
282	对其所犯错误的通报	永久
283	刑事判决书	永久
284	劳动教养审批表	永久
285	工资、任免、退(离)休等材料	永久
286	工资情况材料	永久
287	工资级别登记表	永久
288	工资变动审批表	永久
289	职工工资审批表	永久
290	职工升级审批表	永久
291	定级工资审批表	永久
292	转正定级审批表	永久
293	转正定级呈报表	永久
294	调整级别报告表	永久
295	调区类别审批表	永久
296	调入工资审批表	永久
297	调整工资审批表	永久
298	浮动工资审批表	永久
299	浮动升级审批表	永久
300	科技津贴审批表	永久
301	特殊津贴呈报表	永久
302	改革工资审批表	永久
303	工资改革审批表	永久
304	干部工资审批表	永久
305	干部薪金审批表	永久
306	职务工资审批表	永久
307	工龄津贴审批表	永久
308	工资调标审批表	永久
309	工资调整审批表	永久
310	工资套改审批表	永久
311	套改工资审批表	永久
312	工资升级审批表	永久
313	奖励工资审批表	永久
314	奖励晋级审批表	永久
315	奖励升级审批表	永久
317	警衔津贴审批表	永久
318	考评升级审批表	永久
319	升级增资审批表	永久
320	特殊贡献晋级审批表	永久
321	效益工资审批表	永久
322	薪金审批表	永久
323	增加工资审批表	永久
324	变动工资审批表	永久
325	职务补贴审批表	永久
326	试用工资确定表	永久
327	干部退（离）休审批表	永久
328	增加离退休费审批表	永久
329	任免材料	永久
330	吸收国家干部审批表	永久
331	吸收录用干部审批表	永久
332	吸收录用干部呈报表	永久
333	选拔干部审批表	永久
334	“以工代干”转干审批表	永久
335	转干审批表	永久
336	教师转正审批表	永久
337	国家公务员录用审批表	永久
338	新录用公务员任职定级审批表	永久
339	聘任干部审批表	永久
340	聘任干部合同书	永久
341	干部任免表	永久
342	干部任免审批表	永久
343	干部任免呈报表	永久
344	干部任免审批呈报表	永久
345	干部任免报告表	永久
346	干部升调报告表	永久
347	干部提升报告表	永久
348	军士提升报告表	永久
349	任免通知	永久
350	任职通知	永久
351	干部离（退）休（退职）审批表	永久
352	出国、出境材料	永久
353	出国人员备案表	永久
354	出国人员审查表	永久
355	出国人员审批表	永久
356	初次出国人员审查表	永久
357	初次出国人员审批表	永久
358	因公出国人员备案表	永久
359	因公出国人员审查表	永久
360	因公出国人员审批表	永久
361	再次出国人员审查表	永久
362	再次出国审查表	永久
363	其它材料	永久
364	公务员过渡审批表	永久
365	公务员过渡审批登记表	永久
366	公务员登记表	永久
367	军（警）衔变动审批表	永久
368	晋升军（警）衔审批表	永久
369	党代会代表登记表	永久
370	人代会代表登记表	永久
371	省党代会代表登记表	永久
372	省人代会代表登记表	永久
373	市党代会代表登记表	永久
374	市人代会代表登记表	永久
375	县党代会代表登记表	永久
376	县人代会代表登记表	永久
377	兵役登记表	永久
378	应征公民兵役登记表	永久
379	应征青年入伍登记表	永久
380	军队干部转业审批报告表	永久
381	军官转业审批报告表	永久
382	退伍军人登记表	永久
383	知识青年下乡审批表	永久
384	招收固定工人登记表	永久
385	保留全民身份审批表	永久
386	招工登记表	永久
387	劳动合同书	永久
388	干部（工人）调动审批表	永久
389	退休干部提高待遇审批表	永久
390	离休干部提高待遇审批表	永久
391	其他可供参考的材料	永久
392	爱人情况登记表	永久
393	干部爱人情况登记表	永久
394	死亡报告单	永久
395	悼词	永久
396	生平	永久
397	思想汇报	永久
398	思想小结	永久
399	思想总结	永久
400	学习总结	永久
401	自我检查	永久
402	自我总结	永久
403	独生子女审批表	永久
404	工人参加工作通知书	永久
405	毕业生报到通知书	永久

                 

（九）伊春职业学院财会类档案归档范围和保管期限表

CKL 财会类

序号	类    目    名    称	保管期限
1	上级部门有关财务管理相关的文件	永久、30年
2	法人证书法人变更，更换单位名称、学校帐户变更，销户等其它方面材料	永久
3	政府招标、拍卖学校物品手续等材料	永久
4	财务报表	永久
5	上级部门对本部门关于表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、证书、印章等实物档案	永久
6	本部门和外单位签订的协议及合同	永久
7	财务记账凭证	30年
8	财务总账	30年
9	财务明细账	30年
10	财务日记账	30年
11	财务其他辅助性账簿	30年

 

第十八条 学校实行档案材料形成部门立卷的归档制度，各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门人员及时整理档案和立卷，立卷人应当按照纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交，学校档案机构专职档案人员应积极协助和配合做好上述工作。

第十九条 学校应当对纸质和非纸质档案材料同步归档，归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带以及实物等各种载体形式，归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求，其中，电子文件的归档要求按照2022年国家档案局颁布的GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》执行。

第二十条 学校档案机构应当加强重大活动档案管理工作，确保重大活动档案的完整收集、安全管理和有效利用。

第二十一条 学校档案材料归档时间为

(一)各部门应当在次年三月底前归档；

(二)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；

(三)本部门和外单位签订的协议及合同应当在签署协议后立即归档。

第二十二条 对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十三条 学校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失，对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制，对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十四条 学校档案由学校档案机构保管，在提供利用时，学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十五条 学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案机构应当至少保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学校档案机构保存。

 第二十六条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

第二十七条 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十八条 学校应当加强档案资源建设，对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法，实物档案原则上由学校档案机构集中管理。

第二十九条 学校档案机构应当对档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长和分管校领导报告，及时处理。

 

第六章 档案工作规章制度

 

第三十条 档案保管制度　

（一）档案实行专人管理，严格保管档案柜、柜钥匙不得带至办公室外，非档案管理人员不得随意开启档案柜；  　

（二）不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况；  　　

（三）科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处。档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放；  　

（四）档案柜进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡；  　　

（五）维护档案安全，每个档案柜必须保持整洁，并放置防霉去虫剂；  　　

（六）档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。  　　

第三十一条 档案保密制度

（一)档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容；  

（二）严格遵守档案借阅制度，健全手续，做到万无一失； 　

（三）不利于保密的地方不得存放机密文件和资料；  

（四）不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅；

（五）不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。  　　

第三十二条 档案借阅制度 　

（一）外单位查、借档案，必须持单位介绍信，审明查档案原因，经学校分管档案领导批准后可准予查阅；  　

（二）本单位人员查阅涉入本单位机密的有关档案，须经领导批准后方可查阅；  　

（三）查、借档案者必须认真填写查借阅登记簿；  　

（四）查借档案者要爱护档案，不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案；  

（六）查阅档案一律在本单位内查阅，原件一般不得借出，如特殊情况需外借者，须经领导批准，限期归还，并办理借阅登记手续；  　

（七）档案归还时，档案工作人员应清点无误后签收，发现问题要查明原因，报领导处理。

第三十三条 档案鉴定制度

（一）按期对档案保管的短期档案进行鉴定工作； 　　

（二）鉴定工作要在分管领导下的主持下，由分管领导、业务人员、档案人员组成鉴定小组，逐卷进行鉴定，鉴定后要写出鉴定报告并注明鉴定日期；  　

（三）对鉴定后继续保存的档案要调整保管期限，并在备注表中注明鉴定时间、意见，由小组负责人签字；  　

（四）对鉴定后需要销毁的档案，必须办理批准手续，写出书面报告，编制销毁清册，报有关领导批准；  

（五）销毁档案时要有2个监销人，监销人要在销毁清册上签字盖章，填上日期。  　

第三十四条 档案移交制度

（一）档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案；  　

（二）应移交的档案包括文书档案、教学档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案； 　

（三）档案移交时应将目录卡片等检索工具及编制的组织沿革、全宗介绍、文件汇编、参考资料等随同一起移交；  　　             　

（四）档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导签字认证后方可离开岗位。

第三十五条 档案立卷归档制度

（一）本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档；  　

（二）必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各部门分别立卷。每年将有保存价值的文件材料，按照“年度——机构——问题”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷；

（三）立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观；  　

（四）文书档案应在第二年三月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行；  

（五）各部门归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。  　　                          

第三十六条 档案统计制度　

（一）建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量及其管理状况；

（二）建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字准确； 　

（三）坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料；

（四）每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录；  　

（五）逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化；

（六）学校档案应当加强档案统计工作，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。 　

第三十七条 检查与考核

（一）档案工作应列入学校和各部门工作计划，并列入有关人员的职责范围及工作标准。 　

（二）本标准由学校党政办公室室每年进行一次全面检查。

 

第七章 档案的利用与公布

 

第三十八条 学校档案机构应当按照国家有关规定公布档案，未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位按规定限制利用的。

第三十九条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的单位和个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用档案，境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学校的有关规定办理。

第四十条 利用未开放的档案，涉及个人机密的档案，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门审查批准。

第四十一条 学校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件，如有特殊需要，应当经学校档案机构负责人批准，加盖学校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第四十二条 学校档案机构应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具。提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第四十三条 学校档案机构是学校出具档案证明的权威机构之一，学校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目地，不得收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案机构应当无偿和优先提供。

第四十四条 寄存在学校档案机构的档案，归寄存者所有，学校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第四十五条 学校档案机构应当积极开展档案的编研工作，出版档案史料和公布档案，应当经档案材料形成单位同意，并报请校长批准。

第四十六条 学校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、建设档案网站等)，积极开展档案宣传和校史研究工作，有条件的学校，应当开设有关档案管理和校史的选修课。

 

第八章 档案条件保障

 

第四十七条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第四十八条 学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)和《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2000)的要求及时进行改扩建或新建。学校档案库房应当配备防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体的必要设施，确保档案安全，存放涉密档案应当设有专门库房或专柜，由专人负责管理。

第四十九条 学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、信息化、智能化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与高校数字化校园建设同步进行。

 

第九章 档案奖励与处罚

 

第五十条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予奖励

（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显着的；

（一）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；

（三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；

（四)将重要或珍贵档案捐赠给学校档案机构的；

（五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第五十一条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，捷自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

 

第十章 附则

 

第五十二条 本实施细则适用于伊春职业学院档案工作。

第五十三条 学校可以根据本实施细则制订具体的实施意见。

第五十四条 本实施细则自印发之日起实施，由学校综合档案室负责解释。

附注：1.第一章 伊春职业学院档案业务规范

2.第二章 伊春职业学院档案发展规划

3.第二章 伊春职业学院档案管理分类方案

4.第二章 伊春职业学院档案归档范围及保管期限表

5.第二章 伊春职业学院档案管理规章制度